Come farlo al meglio
Trovarsi in ritardo nella preparazione e, di conseguenza, nella consegna delle ordinazioni può capitare anche ai migliori. La cosa importante è saper gestire i ritardi al locale e riuscire a recuperare in velocità il tempo perso. O, ancora meglio, riuscire a prevenire il problema per le volte successive.
I ritardi nei locali per asporto possono essere dovuti a molti fattori:
- Disorganizzazione della cucina
- Sovraccarico di lavoro in entrata
- Promesse per orari di consegna troppo ravvicinati, senza conoscere l’effettivo impegno dei centri di produzione
- Mancanza di comunicazione tra cucina e fattorini
Nell’articolo del mese cerchiamo di trovare soluzioni ai più comuni motivi di ritardo, ricostruendo i possibili intoppi nelle varie fasi di gestione di un ordine. Iniziamo.
LA PRESA DELL’ORDINE: LA COMANDA TELEFONICA / DA APP
Il modo più classico di ricevere comande è ancora quello tramite chiamata.
Nel momento in cui un cliente chiama al locale per ordinare, sarebbe bene che l’utente in cassa avesse ben chiaro l’impegno dei centri di produzione, così da riuscire a dare le giuste informazioni per l’orario di consegna previsto.
Ancora meglio: nel caso in cui il cliente avesse già telefonato in precedenza e lasciato i suoi dati, e quindi il programma di cassa riuscisse a ripescare l’indirizzo di consegna, sarebbe possibile accorpare la nuova consegna ad altre già previste durante la serata. In questo modo si risparmierebbero viaggi ai fattorini (e benzina al locale).
Come tenere sotto controllo questa eventualità?
Esistono alcuni programmi gestionali per locali per asporto che aiutano in modo significativo l’operatore:
- riconoscono il cliente alla chiamata
- elaborano le informazioni già salvate per il cliente (prima fra tutte: l’indirizzo)
- colorano nel planner l’orario per le consegne previste nella stessa zona
Al dipendente in cassa non resta che comunicare l’orario previsto per la consegna e sperare possa andar bene al cliente.
La gestione dell’ordine risulta sicuramente molto più semplice se viene fatto tramite app. Alcune app che permettono al cliente di ordinare comodamente da casa, avvisano anche del tempo di attesa per la consegna o per il ritiro al locale.
Questo grazie al loro interfacciamento con il programma di cassa, che condivide con l’app l’informazione dell’impegno del forno.
Munirsi di un’app per il locale non cancella magari definitivamente le chiamate al locale, ma sicuramente le diminuisce e permette al cliente finale di tenere monitorato l’avanzamento del proprio ordine in modo più semplice.
Ancor più se si impostano notifiche/SMS automatiche a presa in carico consegna. Ma di queste ne avevamo già parlato in un altro articolo di qualche tempo fa.
GESTIONE DELL’ORDINE IN CUCINA
L’ordine appena inserito (da chiamata, da app o in qualsiasi altro modo) passa quindi in gestione alla cucina. Il riepilogo può essere stampato, oppure può essere fatto visualizzare tramite Monitor di Cucina, quello che conta è che venga gestito in un determinato arco di tempo.
Come fare per aiutare la cucina a gestire in tempo l’ordine?
Esistono programmi gestionali che con piccoli accorgimenti pensati per questa finalità possono semplificare il lavoro e il controllo dell’ordine:
- Impostare un parametro per definire con quanto anticipo devono essere pronte dalla cucina le comande, in modo da farle consegnare in tempo;
- Far cambiare il colore della comanda in ritardo, così da avere immediatamente chiare le comande “a rischio”;
- Far visualizzare nel monitor di cucina dell’avanzamento degli altri centri di produzione, così da permettere a tutti di coordinarsi;
- In caso di multi-realtà, trasferire una comanda ad un altro locale per vicinanza all’indirizzo del cliente oppure per distribuire meglio il carico di lavoro.
CONTROLLO DEL PERCORSO DEI FATTORINI
È possibile munirsi di un’app per far controllare ai propri clienti in tempo reale il percorso dei fattorini una volta presa in carico la comanda, ma con la stessa app è possibile tenere sotto controllo anche da locale i fattorini.
Autonomamente l’app controllerà il percorso del fattorino (così da tenere monitorato anche il percorso fatto) e potrà anche calcolare il tempo di rientro stimato.
E SE I RITARDI AL LOCALE CI SONO LO STESSO?
Se nonostante tutte le accortezze per gestire i ritardi al locale il tempo sfugge lo stesso, esistono alcuni metodi per “tamponare” il possibile nervosismo del cliente.
- Si può avvisarlo del ritardo tramite l’invio di un SMS o di una notifica push in caso di utilizzo dell’app;
- Si può quindi inviare un’ulteriore notifica al momento della presa in carico dell’ordine, così da tranquillizzarlo sullo stato di avanzamento;
- Se proprio il ritardo è catastrofico, è possibile emettere un buono per rimborsare il ritardo, valido per futuri ordini nel locale o da app. Così da incentivarlo a perdonare e ritornare al tuo locale.
Speriamo di averti dato buoni spunti per evitare o almeno riuscire a gestire i ritardi nel tuo locale.
Se per caso non avessimo trattato qualche motivo di ritardo essenziale faccelo sapere nei commenti! Oppure scrivici direttamente se hai bisogno di maggiori informazioni.
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